Pengertian Invoice dan Perbedaannya dengan Quotation

Penting bagi pelaku bisnis untuk melengkapi dokumen – dokumen transaksi. Hal ini berlaku bagi bisnis skala besar maupun skala kecil. Justru, bisnis yang masih skala kecil perlu mempersiapkan sejak dini, karena ketika bisnis semakin maju nanti sistem sudah tertata dengan baik.

Dalam transaksi bisnis, terdapat beberapa dokumen yang sering digunakan. Dokumen tersebut yaitu invoice dan quotation. Keduanya tentu memiliki perbedaan, namun karena hampir mirip maka pelaku bisnis terkadang cukup kesulitan membedakan keduanya.

Di artikel kali ini, akan membahas masing – masing invoice dan quotation dalam bisnis. Yuk, simak artikel di bawah ini!

Pengertian Invoice adalah

Sumber: https://slidemodel.com/free-powerpoint-templates/simple-invoice-template-powerpoint/

Invoice adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pihak perusahaan atau penjual kepada pembeli atas transaksi kredit yang telah terjadi. Yang mana, invoice adalah surat penagihan atau permintaan pembayaran dari penjual kepada pembeli.

Invoice berisi tentang rincian produk baik barang atau jasa yang telah dimasukkan dalam purchase order. Dimana harga yang tertera pada invoice adalah harga yang sesuai dan tidak berubah hingga saat invoice dibayarkan nantinya.

Dalam penyerahannya, invoice diberikan bersama dengan lampiran tanda terima dan faktur pajak. Dalam bisnis di bidang jasa, invoice adalah bukti penting bahwa transaksi antara penjual dan pembeli sudah terlaksana. Sementara pada bisnis di bidang barang, invoice adalah bukti bahwa barang sudah sampai di tempat. Oleh karena itu, penting bagi pihak penjual maupun pembeli untuk menyimpan invoice, jangan sampai hilang ataupun lupa.

Di dalam invoice memuat informasi – informasi penting terkait transaksi yang sedang terjadi. Di dalam invoice, memuat keterangan nama dan kontak penjual dan pembeli, tanggal terjadinya transaksi, detail barang, harga tiap produk, jumlah total harga yang harus dibayarkan, nomor invoice, nomor order, termin pembayaran, dan keterangan tambahan lain jika diperlukan.

Quotation, Dokumen selain Invoice adalah

 

 

Sumber: https://id.pinterest.com/pin/776730266959173122/?lp=true

Quotation adalah surat penawaran, yang mana dibuat oleh perusahaan kepada pelanggan. Biasanya, surat penawaran ini dikirim dalam transaksi penjualan B2B.

Di dalam quotation termuat kode atau nama produk baik barang atau jasa yang ditawarkan, serta lengkap dengan deskripsi tiap produk. Ditambah juga dengan harga setiap produk dan jumlah dari semua produk. Penjual juga dapat mencantumkan diskon atau promo yang sedang berlaku secara rinci. Barulah menuliskan harga penawaran yang diberikan.

Selain produk yang ditawarkan, inforasi penting lain juga harus ada dalam quotation adalah keterangan perusahaan yang menwarkan produk. Keterangan perusahaan harus lengkap mulai dari nama perusahaan, alamat, nomor telepon, sales, penanggung jawab dari perusahaan serta posisi dari penanggung jawab tersebut.

Jika pembeli tertarik dengan surat penawaran yang dikirim, maka pembeli akan mengajukan pembelian. Dalam pembayarannya, biasanya ada dua cara, atau dapat memberikan cara pembayaran lain yang lebih fleksibel dan disepakati oleh kedua belah pihak.

Pembayaran dapat dilakukan secara cash on delivery atau cash before delivery. Hal ini tergantung pada kebijakan perusahaan dan kesepakatan antara kedua belah pihak.

Perbedaan Quotation dengan Invoice adalah

Setelah mengetahui definisi dari invoice adalah serta quotation adalah dokumen seperti apa, tentu sudah lebih memahami kedua dokumen ini. Perbedaan dari quotation dan invoice adalah fungsi dari dokumen tersebut. Dimana invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai penagihan, sementara quotation adalah dokumen yang digunakan sebagai penawaran.

 

Demikian penjelasan serta perbedaan antara invoice dan quotation. Sehingga, pelaku bisnis tidak bingung lagi mengenai dua dokumen ini.